Interactum Lectoraat: Kennisbank

Theorie

Informatie verzamelen: in theorie

In deze fase wordt informatie verzameld die antwoord moet geven op de onderzoeksvragen die gesteld zijn. De gemeenschappelijke ambitie en de daaruit afgeleide onderzoeksvragen bepalen in belangrijke mate welke bronnen je raadpleegt, welke instrumenten je daarbij gebruikt, hoeveel en wat voor gegevens je nodig hebt enzovoorts. Voordat je informatie gaat verzamelen moet je daartoe goed doordachte beslissingen nemen.

Informatie verzamelen: de bron

Nancy Dixon beschrijft, op basis van de leercyclus van Kolb, een aantal fasen (Dixon, 2002) waarin het proces van collectief leren plaatsvindt. Zij noemt dit trouwens ‘organisationeel leren’ met als ondertitel ‘hoe we collectief kunnen leren’. Ze onderscheidt in dat collectief leren vier fasen. In de eerste fase wordt overal in de organisatie informatie gegenereerd.

De vier fasen die uit het model van Dixon zijn gebruikt, zijn qua typering enigszins aangepast door ze concreter te maken of scherper te definiëren met als doel dat de gebruikers van de methodiek voor collectief leren hiermee beter in de praktijk uit de voeten kunnen.

De eerste fase uit het model van Dixon heeft als typering ‘informatie genereren’. Deze fase is qua omschrijving iets concreter gemaakt en evenals Verbiest (2004) omschreven als ‘informatie verzamelen’.

Informatie verzamelen: de theorie in het kort


Bij het verzamelen van informatie gaat het naast feiten ook om meningen, opvattingen, en betekenissen van anderen. De verzamelde informatie kan kwalitatief of kwantitatief van aard zijn. Een belangrijk onderdeel voor het verzamelen van informatie is het aangaan van een dialoog, waarbij sprake is van wederzijdse uitwisseling en degene die informatie verstrekt niet een willoos object van onderzoek wordt maar iemand die meedenkt en meebeslist. De gemeenschappelijke ambitie en de daaruit afgeleide onderzoeksvragen bepalen in belangrijke mate welke bronnen je raadpleegt, welke instrumenten je daarbij gebruikt, hoeveel en wat voor gegevens je nodig hebt enzovoorts. Voordat je informatie gaat verzamelen moet je daartoe goed doordachte beslissingen nemen.

Wat is informatie verzamelen concreet?


Het verzamelen van informatie wordt in onderzoekstermen vaak uitgedrukt als het verzamelen van data. De term data associeert men vaak met ‘harde’ feiten en cijfers. Bij het verzamelen van informatie gaat het echter niet alleen om feiten, maar ook om meningen, opvattingen, betekenissen van anderen, die kunnen helpen om de gezamenlijke ambitie te realiseren. Tegelijkertijd met het verzamelen van informatie vindt ook een selectie plaats. Niet álle informatie wordt verzameld; er wordt gezocht naar de meest relevante informatie.
Deze fase van informatie verzamelen, is qua vorm en inhoud sterk afhankelijk van de uitkomsten van de voorgaande fase: hoe ziet de gemeenschappelijke ambitie eruit.
Informatie verzamelen is een manier om externe referentiekaders te koppelen aan het eigen referentiekader en is daarmee een belangrijk onderdeel van kennis creëren. De fase is op zich niet voldoende om tot kenniscreatie te komen. Alleen verzamelen zal niet leiden tot nieuwe inzichten. Interpreteren en consequenties trekken op basis van de verzamelde informatie kan leiden tot nieuwe of andere oplossingen of routines in de fase 'acties uitvoeren'.

Hoe ziet deze fase eruit? En welke elementen bevat de fase?

Informatie verzamelen kan op vele wijzen gebeuren en is sterk afhankelijk van de ambitie en de daarvan afgeleide vraagstelling. Er bestaan vanuit de wetenschap enkele standaard indelingen van het soort informatie en de instrumenten die horen bij het verzamelen ervan.
Een van die indelingen is het onderscheid dat wordt gemaakt tussen kwalitatief (meestal beschrijvend van aard) en kwantitatief (getalsmatig van aard). Er is veel mogelijk, maar er moet altijd gekeken worden naar de bruikbaarheid en relevantie van de situatie. Van groot belang is in ieder geval om de regels juist toe te passen op het soort data waar je gebruik van maakt in de beantwoording van de onderzoeksvraag (op dit punt gaan we hier verder niet in. Daar zijn genoeg boeken over volgeschreven, zie bijvoorbeeld Baarda, Swanborn). De keuze voor de wijze waarop de data verzameld worden, is sterk afhankelijk van een combinatie van factoren.

Waar moet de fase aan voldoen?

Hieronder noemen we een aantal veelvoorkomende factoren die de wijze van dataverzameling sterk beïnvloeden:

  • Wat is het doel, wat wil je met de antwoorden doen?
  • Wat wil je weten om je ambitie te realiseren? Vaak is het een combinatie van onderstaande mogelijkheden:
    - hoeveel of hoe vaak iets voorkomt (cijfers en grootheden);
    - hoe de ontwikkeling of het verloop is geweest (processen);
    - hoe een situatie of gedrag eruitziet (kwaliteiten, beschrijvingen, een foto enzovoort);
    - de mening en de beleving van mensen;
    - enzovoort.
  • Wat is je onderzoeksgroep of je onderzoeksonderwerp waarover je informatie zoekt? Dus over wie of wat wil je informatie en zijn er speciale kenmerken waar je rekening mee moet houden (jonge kinderen of een lichamelijke handicap of geheime/vertrouwelijke informatie)?
    - mensen (Welke groepen? Leerlingen, beleidsmakers, scholen enzovoort);
    - zaken of stoffelijkheden (zoals bij de ontwikkeling van nieuwbouw, de herinrichting van een schoolplein, de ontwikkeling van lesmethodes).
  • Wil je informatie over groepen of individuen (het meetniveau)? Wil je bijvoorbeeld de Cito-score van een individuele leerling weten, van de leerlingen van een bepaalde leraar of van een school, een regio enzovoort? Of wil je de mening van de afzonderlijke leraren in een team weten over de kwaliteit van het onderwijs op hun school of de gemeenschappelijke mening van het team over de kwaliteit van hun school?
    - Waar kun je die informatie halen? (Dus: wat zijn je bronnen? Je moet altijd zoeken naar de meest rechtstreekse bron, dus als je wat van kinderen wilt weten, vraag het dan aan henzelf en niet alleen aan de leerkracht of de ouder).
    - Hoe kun je je bronnen benaderen/bereiken? (Bijvoorbeeld: in welke situatie ga je observeren en kun je ze dan schriftelijk benaderen of mondeling? Hoe moeilijk mogen de vragen zijn enzovoort?).
    - Welke manier is het beste (of heb je meerdere manieren nodig?) om je informatie te verzamelen? (Denk bijvoorbeeld aan observeren, vragen enzovoort)
  • Andere factoren zoals:
    - tijd (looptijd: hoe lang mag het duren? Bijvoorbeeld: het uitzetten van een enquête kost een aantal weken en voor het houden van interviews moeten afspraken gemaakt worden. Belangrijk is dus ook wanneer je het antwoord moet hebben, wanneer is het antwoord al gedateerd?);
    - budget: hoeveel geld en tijd is er om het onderzoek uit te voeren?;
    - bereidheid van respondenten om mee te doen (informatie van een minister bijvoorbeeld zul je niet gemakkelijk via een interview krijgen);
    - beschikbaarheid van respondenten (denk bijvoorbeeld aan vakantieperiodes)

De combinatie van de verschillende factoren vraagt in de praktijk nogal eens om creatieve oplossingen. Om aan zo goed mogelijke informatie te komen binnen de vaak beperkte mogelijkheden of soms tegenstrijdig lijkende eisen moeten soms nieuwe methoden of combinaties ontwikkeld worden. Het doordenken van de aanpak, en een goede planning en taakverdeling over de mensen zijn belangrijk om dit proces efficiënt te laten verlopen. Hoe de aanpak er ook uitziet – simpel, complex, creatief of geheel nieuw – het helder beschrijven en verantwoorden van de keuzes is in alle gevallen van belang. Transparantie, dat wil zeggen: inzicht geven in de ontstaansgeschiedenis van de aanpak en de beweegredenen, maakt het mogelijk om met anderen in discussie te gaan, tot bijstelling van standpunten te komen, en de uitkomsten van het proces, de daadwerkelijke informatie op de juiste waarde te kunnen schatten.

Plan en planning

Na het afwegingsproces over de wijze van verzamelen, zetten we de afwegingen en de uitkomsten daarvan op papier. Vervolgens wordt een taakverdeling en een planning gemaakt om de data zo efficiënt mogelijk te verzamelen

Positie in de cyclus

In deze fase wordt de vertaling gemaakt van het abstracte naar het concreet ‘meetbare’ of ‘beschrijfbare’. In onderzoekstermen ook wel operationaliseren genoemd. Operationalisatie betekent het concretiseren, meetbaar maken van abstracte concepten of variabelen. Die variabelen zijn afgeleid uit de probleemstelling of ambitie. In een probleemstelling of ambitie wil je immers zo beknopt en overzichtelijk mogelijk weergeven wat je wilt. Daartoe is het nodig om abstract te formuleren. Om een vraag te kunnen beantwoorden of aan de aanpak van een ambitie te kunnen werken, te meten, kennis of informatie te verzamelen, is de vertaling naar de dagelijkse praktijk van belang.

Soms blijkt dat in deze fase de behoefte ontstaat om de ambitie te verduidelijken of aan te scherpen. Het ‘pendelen’ tussen de fasen komt in de praktijk vaak voor. Bijvoorbeeld: bij het verzamelen van informatie ontstaat de behoefte om in de onderzoeksgroep de ambitie beter te beschrijven omdat het in de praktijk niet haalbaar is om alle leerlingen en ouders van de school te bevragen. Ook komt het voor dat er factoren aanwezig zijn die zo beperkend werken, dat je de onderzoeksvraag moet bijstellen om toch een bruikbaar antwoord te krijgen.

Het verzamelen van informatie betekent tegelijkertijd het selecteren van informatie. Deze processen zijn onderling verweven, bij alles wat is verzameld, is ook geselecteerd. Tijdens het verzamelen en selecteren van informatie vindt veelal tegelijkertijd een proces van interpretatie plaats. Immers: het selectieproces is al een interpretatie omdat men nagaat welke kennis wel en welke niet relevant is. Het is moeilijk om deze processen expliciet te onderscheiden. Toch is ervoor gekozen om deze processen van verzamelen en interpreteren in twee afzonderlijke fasen onder te brengen. Het gezamenlijk interpreteren van de informatie moet ook daadwerkelijk samen gebeuren (collectief proces), daar moet tijd voor uitgetrokken worden en een gezamenlijk moment voor gepland worden, waarop ook iedereen aanwezig kan zijn.
Het kan efficiënt zijn om het verzamelen vanuit diverse informatiebronnen te verdelen over verschillende mensen. Bij een dergelijke aanpak is het nog belangrijker een moment te kiezen waarop de deelnemers de verzamelde informatie met elkaar delen, zodat er een gezamenlijk proces van interpreteren op kan volgen.

Vitale ruimte

Bij de ontwikkeling van instrumenten om informatie te verzamelen, is het vanzelfsprekend om je informatiebronnen – als deze mensen betreffen –op basis van gelijkwaardigheid tegemoet te treden. Het gaat er immers om informatie af te tappen, maar om samen kennis te construeren, die de input vormt voor het bereiken van de ambitie. Dat betekent dat het aangaan van een dialoog een belangrijk onderdeel van informatie verzamelen is. Tijdens een interview lijkt dat voor de hand te liggen, maar het komt in de praktijk vaak voor dat een interview een sterk gestuurd proces is en er geen sprake is van wederzijdse uitwisseling. Ook als er eerst informatie via vragenlijsten verzameld wordt (wat een vorm van aftappen blijft), is een bespreking met de informatieverstrekkers van groot belang om de informatie goed te kunnen begrijpen. Het doel van een bespreking is dat niet alleen de onderzoekers de informatie goed begrijpen, maar dat mensen de informatie samen interpreteren, opdat er voor iedereen een relevant proces plaatsvindt. Een handig instrument hiervoor is de Quickscan.

Over het algemeen gebruikt men niet één enkele informatiebron, maar een variëteit aan bronnen. Verschillende mensen (bronnen) kunnen elkaar tegenspreken. Juist in dergelijke situaties is het aangaan van de dialoog belangrijk. Hierdoor kan een collectief proces ontstaan. Samen bepalen welke informatie relevant is en waarom en wat de verschillen zijn, is belangrijk om te komen tot een collectieve informatieset. Deze vormt de input voor de volgende fase: het interpreteren van de informatie in het licht van de ambitie en de gegeven context.